Manajer dan Lingkungan Organisasi♥

Manajer dan lingkungan organisasi

A.      PENGERTIAN MANAJER DAN LINGKUNGAN

Dalam buku Ricky W. Griffin yang berjudul “Manajemen” (2004/7) tertulis bahwa manajer adalah seseorang yang merencanakan dan membuat keputusan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya-sumber daya manusia, finansial, fisik, dan informasi.

Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di sekitar organisasi yang dapat memberikan pengaruh terhadap organisasi tersebut baik secara langsung maupun tidak langsung. Lingkungan menciptakan ketidakpastian bagi para manajer organisasi, dan mereka harus menjawab dengan merancang organisasi tersebut untuk beradaptasi dengan lingkungan atau mempengaruhi lingkungan. (Manajemen Edisi kelima “Richard L. Daft”/ 89&99/2002)

Manajer juga harus terus-menerus memantau lingkungan sehingga mereka dapat mengantisipasi bagaimana permintaan akan produknya atau biaya produksi produknya berubah.

B.      FAKTOR-FAKTOR LINGKUNGAN YANG MEMPENGARUHI KEPUTUSAN MANAJER

1.       Faktor- Faktor Lingkungan Eksternal

Lingkungan eksternal terdiri atas unsur-unsur di luar organisasi, yang sebagian besar tidak dapat dikendalikan dan berpengaruh dalam pembuatan keputusan oleh manajer. Lingkungan eksternal mempunyai baik unsur-unsur yang berpengaruh langsung (lingkungan eksternal mikro) dan yang berpengaruh tidak langsung (lingkungan ekstern makro).

a.      Lingkungan Ekstern Mikro

Lingkungan ekstern mikro terdiri dari  :

Ø  Pesaing ( Competitor )

Lingkungan persaingan perusahaan tercermin dari tipe, jumlah dan norma-norma perilaku organisasi-organisasi pesaing. Dengan pemahaman akan lingkungan persaingan yang dihadapinya, organisasi dapat mengetahui posisi persaingannya, sehingga lebih mampu mengoptimalkan operasi-operasinya.

Ø  Pelanggan ( Comtumers )

Strategi, kebijaksanaan dan taktik-taktik pemasaran perusahaan sangat tergantung pada situasi pasar dan pelanggan. Biasanya, manajer pemasaran menganalisa profil pelanggan sekarang dan potensial serta kondisi pasar dan mengarahkan kegiatan-kegiatan pemasaran perusahaan berdasarkan hasil analisis. Alanisis pelanggan ini juga berguna untuk mengantisipasi perubahaan perilaku pasar atau pelanggan dan mengarahkan pengelokasian sumber dayanya sesuai kebutuhan dan keinginan pelanggan. Dalam situasi persaingan yang ketat, melalui pemuasan kebutuhan dan keinginan pelanggan, perusahaan akan dapat menjaga kelangsungan hidupnya, berkembang dan mendapatkan keuntungan.

Ø  Pasar Tenaga Kerja ( Labor Supply )

Organisasi memerlukan sejumlah karyawan (personalia) dengan bermacam-macam keterampilan, kemampuan dan pengalaman, sehingga organisasi perlu menggunakan banyak saluran untuk menarik dan mempertahankan karyawan tersebut. Kemampuan menarik dan mempertahankan karyawan dan cakap merupakan kebutuhan prasyarat bagi perusahaan sukses.

Ø  Lembaga- Lembaga Keuangan

Organisasi-organisasi tergantung pada bermacam-macam lembaga keuangan. Kebutuhan akan dana dari lembaga-lembaga keuangan tersebut dalam jangka pendek untuk membelanjai operasi-operasinya, atau jangka panjang untuk membangun fasilitas baru dan membeli peralatan baru. Perusahaan perlu menjalin hubungan kerja yang baik dengan lembaga-lembaga keuangan dengan memahami prosedur-prosedur perbankan, mampu membuat transaksi yang berharga, mempunyai pembukuan yang lengkap dan jaminan yang diperlukan.

Ø  Penyedia ( Suppliers )

Setiap organisasi sangat bergantung pada sumber daya-sumber dayanya untuk memenuhi kebutuhan bahan baku (mentah), bahan pembantu, pelayanan, energi dan peralatan, yang digunakan untuk memproduksi keluaran. Organisasi biasanya berhubungan dengan para penyedia melalui agen-agen atau manajer pembeliannya. Manajer pembelian senantiasa harus menilai kemampuan reputasi, pelayanan, harga, potongan kuantitas, kualitas dan sebagainya dari para penyedia sehingga dapat disesuaikan dengan karasteristik-karasteristik yang diinginkan perusahaan.

Ø  Perwakilan-Perwakilan Pemerintah

Hubungan organisasi dengan perwakilan-perwakilan pemerintah berkembang semakin kompleks. Perwakilan-perwakilan pemerintah ini biasanya menetapkan peraturan-peraturan yang harus dipatuhi organisasi dalam operasinya, prosedur-prosedur perijinan, dan pembatasan-pembatasan lainnya untuk melindungi masyarakat. Di samping itu perwakilan-perwakilan pemerintah sering merupakan atau menjadi para penyedia dan kreditur besar bagi perusahaan.

b.      Lingkungan Ekstern Makro

Lingkungan ekstern makro mempengaruhi organisasi dengan dau cara, yaitu :

·         Kekuatan-kekuatan di luar tersebut mempengaruhi suatu organisasi secara langsung atau secara tidak langsung melalui satu unsure atau lebih unsur-unsur lingkungan ekstern makro.

·         Unsur-unsur lingkungan makro menciptakan iklim. missal teknologi tinggi, kedaan perekonomian cerah atau lesu dan perubahan-perubahan sosial di mana organisasi ada dan harus memberikan tanggapan.

Lingkungan ekstern makro terdiri dari faktor-faktor teknologi, ekonomi, politik, sosial, dan dimensi internasional sebagai kekuatan-kekuatan yang berada di luar jangkauan perusahaan dan biasanya terlepas dari situasi operasional perusahaan, dengan organisasi jarang memiliki kekuatan untuk memberikan pengaruh balik yang berarti.

Ø  Perkembangan Teknologi

Dalam setiap masyarakat atau industri, tingkat kemajuan teknologi memainkan peranan berarti pada penentuan produk dan jasa yang akan diproduksi, peralatan yang akan digunakan, dan bagaimana macam-macam operasi akan dikelola. Perubahan-perubahan teknologi, yang biasanya bersifat inovatif dan menolak keusangan, dapat terjadi seketika dan dramatik dalam mempengaruhi perusahaan dan situasi persaingan.

Ø  Variabel-variabel Ekonomi

Para manajer akan selalu terlibat dengan masalah-masalah biaya sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan organisasi. Biaya-biaya ini berubah-ubah setiap waktu karena pengaruh faktor-faktor ekonomi. Sehingga manajer senantiasa perlu menganalisa dan mendiagnosa faktor-faktor ekonomi. Jadi, manajer-manajer perusahaan harus mencurahkan waktu dan sumber daya-sumber daya untuk melakukan peramalan-peramalan ekonomi dan antisipasi perubahan-perubahan harga.

Ø  Lingkungan Sosial-Kebudayaan

Lingkungan sosial-kebudayaan suatu masyarakat merupakan pedoman hidup yang menentukan bagaimana hampir seluruh organisasi dan manajer akan beroperasi. Lingkungan ini mencakup kepercayaan, niali-nilai, sikap, pandangan serta pola kehidupan yang dibentuk oleh tradisi, pendidkan, kelompok etnis, ekologi, demografis, geografis, serta agama dan kepercayaan dari sekelompok atau seluruh masyarakat tertentu.

Ø  Variabel-variabel Politik & Hukum

Politik dan hukum dalam suatu periode waktu tertentu akan menentukan operasi perusahaan. Manajer tidak mungkin mengabaikan iklim politik, peraturan-peraturan pemerintah maupun dampaknya terhadap pemerintah dalam pembuatan keputusan. Pemerintah dapat berperan sebagai pencipta kesempatan, pemberi perlindungan, dan penetap batasan-batasan.

Ø  Dimensi Internasional

Komponen internasional dalam lingkungan eksternal juga menyajikan kesempatan-kesempatan dan tantangan-tantangan, serta mempunyai potensi menjadi faktor yang berpengaruh langsung pada operasi perusahaan. Kekuatan-kekuatan internasional ini berpengaruh melalui perkembangan politik dunia, ketergantungan ekonomi, penularan nilai-nilai dan sikap hidup serta transfer teknologi. Lebih sempit lagi, kekuatan-kekuatan ini berwujud, misalnya ketergantungan sumber daya impor, persaingan dengan perusahaan-perusahaan multinasional, perubahan pola kehidupan menjadi lebih materialistik dan individualistik, tingkat pertukaran mata uang asing, dan sebagainya. 

C.      ETIKA MANAJEMEN DAN TANGGUNG JAWAB SOSIAL

Karyawan suatu perusahaan sebaiknya memperhatikan dan mempraktikkan etika bisnis yang melibatkkan sekelompok prinsip dalam menjalankan bisnis.  Tanggung jawab sosial berarti bahwa manajemen mempertimbangkan dampak sosial dan ekonomi di dalam pembuatan keputusan. tanggung jawab sosial perusahaan ini merupakan salah satu tugas yang harus dilakukan oleh para manajer organisasi perusahaan, karena aspek ini merupakan syarat utama bagi berhasilnya perusahaan, terutama untuk jangka panjang. Dengan demikian, manajer sekarang dituntut untuk mengimplementasikan etika berusaha ( The Etchis of Managers ), terutama dalam hubungan dengan pelanggan, karyawan, penemu teknologi, lembaga-lembaga pendidikan, perusahaan-perusahaan lain, pemasok, kreditur, pemegang saham, pemerintah dan masyarakat pada umumnya.

Etika berkenaan dengan pendapat tentang benar dan salah, lebih khusus dengan kewajiban moral seseorang pada masyarakat. Etika ini merupakan sistem ungkapan-ungkapan yang menyangkut perilaku, perbuatan, dan sikap manusia terhadap peristiwa-peristiwa yang dianggap penting dalam hidupnya. Etika para manajer sangat mempengaruhi keputusan-keputusan dan kegiatan-kegiatan ekonomi. Etika manajer harus didasarkan diri pada nilai-nilai atau standar moral yang dianggap baik dan luhur dalam suatu lingkungan atau masyarakat.

Ada lima faktor yang mempengaruhi keputusan- keputusan pada masalah etika, yaitu : 1) Hukum, 2) Peraturan- peraturan pemerintah, 3) Kode etik industri dan perusahaan, 4) Tekanan-tekanan sosial, dan 5) Tegangan antara standar perorangan dan kebutuhan-kebutuhan organisasi. Faktor-faktor ini mempengaruhi etika manajer dengan tingkatan dan pada bidang-bidang fungsi yang berbeda. Meskipun keputusan bisnis yang dibuat oleh perusahaan dimaksudkan untuk meningkatkan nialinya, tetapi keputusan tersebut tidak boleh melanggar etika dan tanggung jawab sosialnya ( Introduction To Business “ Jeff Madura / 61 / 2007 “ )

1.       Tanggung Jawab Perusahaan Terhadap Pelanggan

Suatu perusahaan memiliki tanggung jawab terhadap pelanggan dengan langkah-langkah, yaitu : 1) Menetapkan kode tanggung jawab, 2) Memantau keluhan, 3) Menentukan dan menggunakan umpan balik pelanggan. (Introduction To Business “Jeff Madura /63/2007“)

2.       Tanggung Jawab Perusahaan Terhadap Karyawan

Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk menyediakan lingkungan kerja yang aman, perlakuan wajar, dan peluang yang setara untuk semua karyawan. Perusahaan dapat memenuhi tanggung jawab kepada karyawan dengan memberlakukan pedoman keselamatan kerja, menawarkan seminar mengenai keragaman, dan menetapkan prosedur untuk menampung keluhan dari karyawan.

3.       Tanggung Jawab Perusahaan Terhadap Pemegang Saham

Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk memuaskan pemilik (pemegang saham) yang menyediakan dana. Mereka berusaha untuk memastiakn bahwa manajer membuat keputusan untuk kepentingan pemegang saham.

4.       Tanggung Jawab Terhadap Kreditor

Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kewajiban keuangannya kepada para kreditornya. Tanggung jawab ini tidak hanya meliputi pelunasan utang, tetapi juga memberikan kepada kreditor informasi uang menyesatkan mengenai kondisi keuangan perusahaan.

5.       Tanggung Jawab Terhadap Lingkungan

Perusahaan memiliki tanggung jawab untuk memelihara lingkungan yang bersih ketika menjalankan bisnisnya. Tetapi, perusahaan mengeluarkan beban ketika berusaha untuk memenuhi tanggung jawab lingkungan. (Introduction To Business “Jeff Madura/104 /2007”)

D.        LINGKUNGAN DAN BUDAYA KERJA

Budaya kerja dibentuk oleh lingkungan eksternal dan merupakan sebuah bagian penting dari konteks di mana para manajer melakukan pekerjaan-pekerjaan mereka. Budaya dapat sangat beragam pada organisasi-organisasi, namun organisasi dalam industri yang sama dapat seringkali menampakkan karakteristik budaya yang serupa karena mereka beroperasi dalam lingkungan yang sama pula. Budaya internal harus mewujudkan apa yang diperlukan untuk berhasil dalam lingkungan. Jika lingkungan internal membutuhkan layanan konsumen yang luar biasa, budaya harus mendorong pelayanan yang baik, jika dibutuhkan untuk pembuatan keputusan teknis yang teliti, nilai-nilai budaya harus memperkuat pembuatan keputusan manajerial. (Manajemen Edisi kelima  “Richard L. Daft”/111/2002)

1.       Budaya-budaya Adaptif

Suatu budaya perusahaan yang kuat belum memastikan kesuksesan bisnis kecuali budaya itu mendorong adaptasi yang sehat terhadap lingkungan eksternal. Budaya perusahaan yang adaptif mempunyai nilai-nilai dan perilaku yang berbeda dari budaya-budaya perusahaan yang tidak adaptif. Dalam budaya adaptasi, para manajer memperhatikan pelanggan dan pihak internal serta proses-proses yang membawa perubahan yang berguna. Dalam budaya perusahaan yang tidak adaptif, para manajer hanya memperhatikan diri sendiri dan nilai nilai-nilai mereka cenderung menjauhi pengambilan risiko serta perubahan. Maka suatu budaya yang kuat saja tidaklah cukup, karena suatu budaya yang tidak sehat dapat mendorong organisasi untuk bergerak pasti kea rah yang salah. Budaya yang sehat membantu perusahaan beradaptasi dengan lingkungan. (Manajemen Edisi kelima  “Richard L. Daft”/112/2002)

2.       Tipe-tipe Budaya

Sebuah cara untuk memikirkan budaya kerja disarankan oleh Jeffrey Sonnenfeld yang meliputi empat tipe budaya yaitu : tim bisbol, klub, akademi, dan benteng. Setiap budaya mempunyai potensi yang berbeda untuk mendukung sebuah perusahaan yang sehat dan sukses serta memiliki sebuah pengaruh yang berbeda pada kepuasan dan karir para karyawan.

Budaya tim bisbol (baseball team culture) muncul dalam sebuah situasi lingkungan dengan pembuatan keputusan berisiko tinggi dan umpan balik yang cepat dengan lingkungan. Para pembuat keputusan dengan cepat mengetahui apakah pilihan mereka benar atau salah. Budaya tim bisbol ditemukan dalam perusahaan yang bergerak cepat dan berisiko tinggi yang terlibat dalam bidang-bidang seperti produksi film, periklanan, dan pengembangan perangkat lunak di masa depan dipertaruhkan pada sebuah produk atau proyek baru.

Budaya Klub (club culture) dikarakterisasi oleh kesetiaan, komitmen, dan penyesuaian pada kelompok. Lingkungan yang stabil dan aman ini menghargai usia dan pengalaman serta menjungjung senioritas. Budaya klub mempromosikan dari dalam, dan para anggota diharapkan untuk maju perlahan-lahan, membuktikan kemampuan pada setiap tingkat. Individu cenderung bersifat umum dan dapat memiliki pengalaman luas dalam sejumlah fungsi organisasi.

Budaya Akademi (academy culture) juga merekrut orang-orang muda yang tertarik dalam sebuah perkumpulan berjangka panjang dan suatu penitian karir yang lambat dan stabil dalam organisasi. Namun tidak seperti budaya klub, para karyawan jarang menyeberang dari satu divisi ke divisi lainnya. Meskipun spesialisasi memberikan keamanan kerja, budaya ini dapat membatasi pengembangan individu secara luas dan kolaborasi antar departemen, namun bekerja sangat baik dalam sebuah lingkungan yang stabil.

Budaya benteng (fortress culture) dapat muncul dalam sebuah situasi penyelamatan lingkungan. Budaya benteng menawarkan sedikit keamanan kerja dan kesempatan untuk pertumbuhan profesional sementara perusahaan melakukan restrukturisasi dan pengurangan untuk menyesuaikan lingkungan baru. Budaya ini berbahaya bagi karyawan, tapi juga menawarkan kesempatan yang besar untuk membalikkan keadaan bagi para manajer yang percaya diri dan menyukai tantangan. (Manajemen Edisi kelima “Richard L. Daft”/113-114/2002)

E.      LINGKUNGAN GLOBAL

Lingkungan global dapat memengaruhi seluruh perusahaan baik secara langsung maupun tidak langsung. Beberapa perusahaan mengandalkan negara lain untuk sebagian pasokannya atau menjual produknya di berbagai negara. Perusahaan tersebut bahkan mungkin saja mendirikan anak perusahaan di luar negeri di mana perusahaan dapat menghasilkan produk dan menjualnya. Bahkan jika suatu perusahaan tidak merencanakan untuk menjual produknya di luar negeri, perusahaan tersebut harus menyadari lingkungan global karena perusahaan tersebut bisa saja mengahadapi persaingan dari pihak asing ketika perusahaan menjual produknya secara lokal.

Di samping itu, kondisi ekonomi global dapat memengaruhi perekonomian lokal. Jika kondisi ekonomi melemah di negara-negara asing, maka permintaan asing terhadap produk-produk di negara lain  akan melemah. Konsekuensinya, penjualan perusahaan-perusahaan akan berkurang, dan hal ini dapat mengakibatkan terjadinya PHK. Tingkat penghasilan secara umum akan menurun, dan pelanggan memiliki lebih sedikit uang untuk dibelanjakan. Dengan demikian, perusahaan yang tidak memiliki bisnis internasional dapat dipengaruhi oleh lingkungan global. (Introduction to business “Jeff Madura”/31/2007)