Fungsi Perencanaan ( •̃͡-̮•̃͡) (homework)

FUNGSI PERENCANAAN

A.      PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan merupakan tahapan paling penting dari suatu fungsi manajemen, terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis. Dalam era globalisasi ini, perencanaan harus lebih mengandalkan prosedur yang rasional dan sistematis dan bukan hanya pada intuisi dan firasat (dugaan).

Perencanaan merupakan fungsi yang esensial dalam manajemen, sebab pelaksanaan fungsi pengorganisasian, pemimpinan dan pengendalian dalam organisasi dapat berjalan setelah terlebih dahulu dibuat perencanaan yang akan memberikan tujuan dan arah organisasi. Perencanaan adalah awal dari proses manajemen. Rencana merupakan suatu pernyataan tentang apa yang akan dikerjakan, kapan akan dikerjakan, siapa yang akan mengerjakan dan bagaimana mengerjakannya, yang dapat disingkat menjadi 3W1H (What, When, Who, How). (Dikutip dari tulisan “Tafiprios SE. MM” yang berjudul Pengantar manajemen).

Perencanaan (Planning) adalah penentu sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang seharusnya dilaksanakan, benuk organisasi yang tepat untuk mencapainya dan orang-orang yang bertanggungjawab terhadap kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Rencana adalah dasar pengendalian, karena tanpa ada rencana pengendalian tidak dapat dilakukan.

Merencanakan berarti memikirkan dan membuat langkah-langkah yang perlu dilakukan sebelum pelaksanaan kerja nyata direalisasikan dengan maksud agar pelaksanaan dapat berlajal dengan baik, sistematis, tidak ada yang tumpang-tindih (Overlapped), dan tidak ada yang terlewatkan. Dalam perencanaan itu ditetapkan apa saja yang harus dilaksanakan, mengapa itu semua harus dilakukan, di mana hal itu harus dilakukan, kapan pelaksanaannya, oleh dan untuk siapa, bagaimana caranya, dan berapa biayanya. Perencanaan dihubungkan dengan masa memilih, artinya : memilih tujuan dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada, tanpa alternatif perencanaan tidak mungkin ada.

Drs. Ibnu Syamsi S.U dalam bukunya yang berjudul “Pokok-pokok Organisasi dan Manajemen (73/1998) dituliskan bahwa pada hakikatnya perencanaan itu berarti kegiatan untuk melihat jauh ke depam, menyiapkan keputusan untuk mengantisipasi masalah yang memungkinkan bakal terjadi, sehingga tujuan yang dikehendakinya dapat tercapai dengan seefisiensi mungkin.

Dr. Wilson Bangun, S.E, M.Si dalam buku “Intisari Manajemen (75/2008)” menyatakan bahwa perencanaan adalah suatu kegiatan dalam pengambilan keputusan (decision making) dalam menentukan sasaran, metode, waktu, dan orang yang tepat yang dilakukan manajer dalam suatu organisasi. Perencanaan merupakan fungsi pertama dari fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan bagaikan lokomotif pada kereta api yang menggandeng fungsi-fungsi manajemen lainnya dalam mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian perencanaan merupakan dasar dari fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan melekat pada fungsi pengorganisasian, penyusunan personalia, penggerakan dan pengawasan. Jadi fungsi perencanaan sangat menentukan terhadap pencapaian tujuan organisasi.

Perencanaan merupakan suatu siklus (planning is a cycle), apabila suatu kegiatan manajemen telah selesai dilaksanakan maka kegiatan perencanaan kembali dilaksanakan pada periode berikutnya. Demikian juga, kegiatan perencanaan tidak bersifat status melainkan dinamis, bahwa kegiatan perencanaan dapat dirubah atau dimodifikasi sesuai dengan perkembangan dan kebutuhannya.

B.      SIFAT DAN TUJUAN PERENCANAAN

Perencanaan memiliki sifat-sifat (Dikutip dalam tulisan “Tafiprios SE. MM” yang berjudul Pengantar manajemen) sebagai berikut :

1.      Kontribusi terhadap tujuan (contribution of objective).

Bahwa setiap perencanaan dilakukan untuk mewujudkan tujuan yang akan dicapai.

2.      Kedudukan yang istimewa dari suatu perencanaan (primacy of planning).

Bahwa setiap perencanaan selalu harus ditempatkan pada kedudukan pertama dari suatu proses manajemen. Perencanaan harus dapat memberi arah bagi pelaksanaan proses manajemen berikutnya.

3.      Kemampuan pengisian dari planning (pervasiveness of planning)

Merupakan dasar manajemen yang berisi tujuan dan cara pencapaiannya. Suatu rencana dilaksanakan oleh semua level manajer, tetapi penekanan dan cakupannya berbeda, tergantung wewenang yang dimilikinya dan batasan dari atasan.

4.      Efisiensi dari perencanaan (efficiency of planning)

Suatu rencana akan menyebabkan usaha pencapaian tujuan dapat dilakukan secara efisien. Efisiensi dari perencanaan dapat diukur dengan menggunakan rasio antara input dan output.

Perencanaan mempunyai 4 (empat) tujuan penting, yaitu :

1.      Mengurangi atau mengimbangi ketidakpastian dan perubahan-perubahan di waktu yang akan datang.

2.      Perhatian terfokus pada tujuan

Memusatkan perhatian semua unit organisasi atau semua orang yang ada dalam organisasi terhadap tujuan bersama.

3.      Untuk pelaksanaan operasi yang ekonomis dan efisien.

Dengan perencanaan membuat segenap proses kegiatan lebih ekonomis dan akan selalu  menitik beratkan pada operasi yang dilakukan secara efisien dan bersifat konsisten.

4.      Sebagai alat bantu pengendalian

Dengan dibuatnya rencana akan dapat membantu dalam pelaksanaan suatu proses pengawasan.

Syarat-syarat perencanaan, yaitu :

1.      Merumuskan dahulu masalah yang akan direncanakan.

2.      Perencanaan harus didasarkan pada informasi, data dan fakta.

3.      Menetapkan beberapa alternatif yang ada.

4.      Putuskan suatu keputusan yang menjadi rencana.

C.      PROSES PERENCANAAN

Dr. Wilson Bangun, S.E, M.Si dalam buku “Intisari Manajemen (78/2008)” dituliskan bahwa semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui empat tahapan, yaitu:

1.      Menetapkan tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya-sumber daya secara tidak efektif. Dengan perumusan tujuan yang jelas, organisasi dapat menentukan secara kuantitatif akan penggunaan sumber daya-sumber daya secara efisien dan efektif.

2.   Merumuskan keadaan sekarang

Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak dicapai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencaian tujuan adalah sangatlah penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi terutama keuangan dan data statistik yang didapatkan melalui komunikasi dalam organisasi.

3.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan-tujuan organisasi. Oleh karena itu, perlu diketahui faktor-faktor lingkungan ekstern dan intern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang memungkinkan menimbulkan masalah. Walaupun sulit dilakukan, antisipasi keadaan, masalah, dan kesempatan serta ancaman yang mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

4.      Mengembangkan rencana

Tahap akhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangan berbagai alternatif kegiatan untuk mencapai tujuan, alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) di antara berbagai alternatif yang ada.

D.     HUBUNGAN PERENCANAAN DENGAN FUNGSI MANAJEMEN LAINNYA

Perencanaan merupakan fungsi dasar dari fungsi-fungsi manajemen lainnya. Fungsi perencanaan meresap ke fungsi manajemen lainnya. Sebagai fungsi manajemen fungsi perencanaan dan fungsi lainnya harus berhubungan, saling tergantung antara satu deengan yang lainnya. Setiap kegiatan yang yang dilakukan para manajer harus didahului oleh perencanaan.

Manajer melakukan perencanaan di dalam menentukan dan menyusun struktur organisasi agar sesuai dengan harapan. Penyusunan personalia harus dilakukan dengan perencanaan yang tepat mulai dari sistem kompensasi yang diterapkan agar tercapai sasaran yang ingin dituju pada bidang ketenagakerjaan. Demikian juga perlu dilakukan perencanaan dalam kegiatan sistem dan teknik koordinasi dan kepemimpinan yang diterapkan organisasi.

Akhirnya, kegiatan perencanaan sangat penting dilakukan pada fungsi pengawasan. Perencanaan dengan pengawasan sangat erat sekali hubungannya, karena pengawasan merupakan kegiatan yang paling akhir dilakukan dalam setiap kegiatan manajemen sehingga apa yang tidak sesuai dengan yang diharapkan memerlukan perencanaan yang tepat pada periode kegiatan berikutnya.

Demikian juga sebaliknya, agar tingkat pengawasan dapat dilakukan sekecil mungkin maka dilakukan perencanaan yang tepat. Hal ini karena kegiatan pengawasan dapat membutuhkan peralatan sehingga dengan kecilnya kegiatan pengawasan akan dapat mencapai hasil yang efisien. (Dr. Wilson Bangun, S.E, M.Si dalam buku “Intisari Manajemen” : 81/2008)