FUNGSI PERENCANAAN
1.
TIPE-TIPE PERENCANAAN DAN RENCANA
Boone
& Kurtz dalam bukunya yang berjudul ”Pengantar Bisnis Kontemporer Edisi 11
(385-386/2006) Perencanaan dan rencana dapat dikategorikan sebagai berikut :
a.
Perencanaan Strategis (Strategic Planning)
Perencanaan
strategis (strategic planning) adalah
proses penentuan tujuan-tujuan utama sebuah organisasi kemudian menggerakkan
dan mengalokasikan berbagai sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut. Tingkat
perencanaan yang paling jauh jangkauannya adalah perencanaan strategis.
b. Perencanaan
Taktis (Tactical Planning)
Perencanaan
taktis (tactical planning) melibatkan
pengimenplementasian aktivitas yang telah ditentukan oleh rencana strategis.
Rencana-rencana taktis akan memandu aktivitas berjalan dan yang dibutuhkan
untuk mengimenplementasikan strategi secara keseluruhan.
c. Perencanaan
Operasional (Operational Planning)
Perencanaan
operasional (operational planning)
membuat standar-standar terinci yang memandu implementasi rencana-rencana
taktis. Aktivitas ini melibatkan pemilihan sasaran-sasaran kerja spesifik dan
melibatkan tugas kepada karyawan dan tim untuk melaksanakan rencana. Berbeda
dengan perencanaan strategis yang berfokus pada organisasi secara keseluruhan,
perencanaan operasional berhubungan dengan pembuatan dan pengimenpletasian
taktis dalam area-area fungsional yang spesifik.
d. Perencanaan
Kontinjensi (Kontingency Planning)
Perencanaan
tidak dapat meramalkan setiap kemungkinan yang akan terjadi. Kecelakaan besar,
bencana alam, dan merosotnya perekonomian dengan cepat dapat mengubah rencana
yang terbaik sekalipun menjadi suatu kekacauan. Untuk menghadapi adanya
kemungkinan gangguan bisnis dari peristiwa-peristiwa alam seperti ini, banyak
perusahaan menggunakan perencanaan kontinjensi (kontingency planning), yang memungkinnya melanjutkan operasi dengan
sesegera dan selancar mungkin setelah krisis terjadi sambil sekaligus
mengomunikasikan kepada public mengenai apa yang telah terjadi. Suatu rencana
kontinjensi biasanya akan menentukan rantai komando dalam manajemen krisis yang
akan menugaskan fungsi-fungsi spesifik pada manajer-manajer dan karyawan
tertentu dalam keadaan darurat.
2.
PERENCANAAN STRATEGIS
Griffin dalam bukunya “Manajemen Edisi 7
(2004)” menyatakan bahwa Perencanaan strategis adalah rencana umum yang
mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah
tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis.
Sementara
dalam buku Manajemen edisi keempat
oleh “James A.F. Stoner & R. Edward Freeman (273/1992) dituliskan bahwa Perencanaan
strategis yaitu proses di mana manajemen puncak menetapkan tujuan sebuah
organisasi dan memilih sarana untuk mencapainya.
Secara
lebih ringkas perencanaan strategis merupakan proses perencanaan jangka panjang
yang disusun dan digunakan untuk menentukan dan mencapai tujuan-tujuan pembangunan
kegiatan. Ada tiga alasan yang menunjukkan pentingnya perencanaan strategik,
antara lain:
·
Perencanaan strategik memberikan kerangka
dasar dimana semua bentuk-bentuk perencanaan lainnya harus diambil.
·
Pemahaman terhadap perencanaan strategik akan
mempermudah pemahaman bentuk-bentuk perencanaan lainnya.
·
Perencanaan strategik sering merupakan titik
permulaan bagi pemahaman dan penilaian kegiatan-kegiatan pimpinan manajer.
Perencanaan
strategis tidak hanya merupakan kegiatan perencanaan suatu organisasi, tetapi
perencanaan strategis lebih merupakan
salah satu peranan penanganan yang paling kritis. Sedangkan perencanaan yang
dilakukan pada tingkatan bawah disebut
perencanaan operasional (operational
planning). Perbedaan pokok antara
perncanaan strategis dan perencanaan operasional dapat diringkas pada
tabel berikut:
|
Perencanaan Operasional
Perencanaan strategis
|
||
|
Pusat Bahasan
|
Masalah-masalah
pengoperasian
|
Kelangsungan & pengembangan jangka
panjang
|
|
Sasaran
|
Laba Sekarang
|
Laba di waktu yang akan datang
|
|
Batasan
|
Lingkungan
sumberdaya sekarang
|
Lingkungan
sumberdaya waktu yang akan datang
|
|
Hasil yang diperoleh
|
Efisiensi
& Stabilitas
|
Pengembangan potensi mendatang
|
|
Informasi
|
Dunia bisnis
sekarang
|
Kesempatan di waktu yang akan datang
|
|
Organisasi
|
Birakrasi/stabil
|
Kewiraswastaan /Fleksibel
|
|
Kepemimpinan
|
Kanservatif
|
Mengilhami perubahan radikal
|
|
Pemecahan Masalah
|
Berdasarkan
pengalaman masa lalu
|
Antisipasi
menemukan pendekatan-pendekatan baru
|
|
|
Risiko
rendah
|
Risiko
tinggi
|
Sumber : Handoko T.H. Manajemen. Edisi 2. halaman 93.
Perencanaan strategik menjadi semakin penting akhir-akhir ini. Perencana menyadari
perumusan tujuan dan strategi organisasi yang baik dan jelas akan lebih dapat
memberikan arah dan pedoman bagi
organisasinya. Sebagai hasilnya, organisasi berfungsi lebih baik dan menjadi lebih tanggap terhadap perubahan
lingkungan. Dengan perencanaan
strategis, konsep organisasi menjadi lebih
jelas, sehingga memungkinkan perencana untuk merumuskan rencana-rencana
dan kegiatan-kegiatan yang memberi arah organisas mencapai tujuannya. Di
samping itu, perkembangan lingkungan terjadi sangat pesat yang menambah pentingnya perencanaan
strategik, seperti :
·
kenaikan tingkat perubahan teknologi
·
pertumbuhan kompleksitas pekerjaan
manajerial,
·
peningkatan kompleksitas lingkungan eksternal,
·
semakin panjangnya tenggang waktu antara
keputusan-keputusan sekarang dan hasil-hasilnya di waktu yang akan datang.
Pada proses perencanaan strategi terdapat langkah-langakah sebagai
berikut:
ü
Penentuan misi dan tujuan
Perumusan
misi dan tujuan merupakan tanggung jawab kunci bagi pimpinan puncak (top manager). Perumusan ini
dipengaruhi oleh nilai-nilai yang dibawakan pimpinan perencana. Nilai-nilai ini
dapat mencakup masalah-masalah sosial dan etika, atau masalah-masalah umum
seperti luas kegiatan, macam produksi suatu perusahaan, atau cara pengoperasian
perusahaan.
ü Pengembangan
profil kegiatan
Hal ini
mencerminkan internal dan kemampuan suatu keadan yang mendukung rencana. Suatu
profil kegiatan adalah hasil analisa internal organisasi negara untuk
mengidentifikasi tujuan dan strategi sekarang, serta merinci kwantitas dan
kwalitas sumber daya yang tersedia.
ü Analisa
lingkungan eksternal
Maksudnya
untuk mengidentifikasi cara-cara di mana
perubahan-perubahan lingkungan seperti ekonomi, sosial budaya, dan politik
dapat secara tidak langsung mempengaruhi suatu kegiatan. Identifikasi dan
analisa lingkungan eksternal dapat dilakukan dengan berbagai metoda peramalan dan manajemen
ilmiah. Kunci keberhasilan analisa
lingkungan bagi perumusan strategi terletak pada kemampuan manajemen untuk
mendeteksi perubahan-perubahan lingkungan eksternal beserta dampaknya.
ü Identifikasi
kesempatan dan ancaman strategis
Identifikasi
tujuan dan strategi, analisis lingkungan, serta analisa kekuatan dan kelemahan
organisasi dipadukan dalam langkah kelima: penentuan berbagai kesempatan yang
tersedia bagi organisasi dan ancaman-ancaman yang harus dihadapinya. Berbagai
kesempatan dan ancaman ini dapat ditimbulkan banyak faktor, antara lain
perkembangan teknologi, perubahan kondisi pasar, perubahan politik, atau perilaku
konsumen langganan.
ü Pembuatan
keputusan strategis
Langkah
selanjutnya mencakup identifikasi,
penilaian dan pemilihan berbagai alternatif strategis. Ini disebut proses
pembuatan keputusan strategis.
ü Pengembangan
strategi
Setelah
tujuan jangka panjang dan strategi dipilih dan ditetapkan, organisasi perlu
menjabarkannya kedalam sasaran-sasaran jangka pendek (tahunan) dan
strategi-strategi operasional. Tujuan dan strategi umum diterjemahkan dan
diperinci menjadi berbagai strategi,
kebijaksanaan dan taktik (rencana, program dan anggaran) operasional pada
masing-masing bidang fungsional
organisasi.
ü Implementasi
strategi
Implementasi
berarti peletakan strategi menjadi
kegiatan. Implementasi melibatkan penugasan tanggungjawab atas sukses semua
atau sebagai strategi kepada bawahan yang sesuai, diikuti dengan alokasi
sumberdaya-sumberdaya yang dibutuhkan.
ü Peninjauan
kembali dan evaluasi,
Proses ini
sering disebut 'strategic control'. Setelah strategi diimplementasikan, perencanaan
pimpinan perlu senantiasa memonitor secara periodik atau tahap-tahap kritis
untuk menilai apakah kegiatan berjalan ke arah tujuan yang telah ditetapkan
terlebih dahulu.
3. HAMBATAN-HAMBATAN PERENCANAAN YANG EFEKTIF
Ada dua jenis hambatan pengembangan
rencana-rencana efektif, antara lain:
a. Penolakan internal para perencana terhadap penetapan
tujuan dan pembuatan rencana untuk mencapainya. Dengan kata lain, hambatan ini bersumber pada ketidaksediaan dan
ketidakmampuan individu-individu perencana
untuk melakukan kegiatan-kegiatan perencanaan. Karena penetapan tujuan
karena merupakan langkah esensi pertama dalam perencanaan, para manajer yang
tidak dapat menetapkan tujuan yang cukup berarti akan tidak mampu membuat
rencana-rencana efektif. Ada sejumlah alasan mengapa banyak pimpinan dan perencanaan ragu-ragu atau gagal menetapkan
tujuan dan membuat rencana-rencana bagi organisasi atas kelompok satuan kerja
mereka, yaitu:
o
Kurang pengetahuan tentang organisasi.
o
Kurang pengetahuan tentang lingkungan.
o
Ketidakmampuan melakukan peramalan secara
efektif.
o
Kesulitan perencanaan operasi-operasi yang
tidak berulang.
o
Biaya.
o
Takut gagal.
o
Kurang percaya diri.
o
Ketidaksediaan untuk menyingkirkan
tujuan-tujuan alternatif.
b. Hal di
luar perencana, yaitu keengganan umum para anggota masyarakat organisasi untuk menerima
perencanaan dan rencana-rencana karena perubahan-perubahan yang ditimbulkannya.
Hambatan-hambatan yang telah dibahas di atas meliputi keterbatasanketerbatasan
dalam diri para perencana. Penolakan terhadap perubahan, di lain pihak, terjadi
di anatara anggota organisasi, baik para pimpina/manajer maupun karyawan
operasional yang harus melaksanakan
kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan. Pimpinan/manajer atau
perencana dapat mengatasi
hambatan-hambatan perencanaan melaui penciptaan sistem organisasi yang
memudahkan penetapan tujuan dan
perencanaan. Hambatan dalam diri para
perencana dapat diatasi dengan memberikan berbagai bentuk bantuan secara
individual. Sedangkan untuk mengurangi atau menghilangkan penolakan terhadap
suatu rencana, dapat dilakukan dengan sejumlah cara. Cara-cara yang tersedia
bagi para pirnpinan/manajer :
o melibatkan
para karyawan dalam proses perencanaan,
o mengembangkan
pola perencanaan dan implementasi yang efektif,
o memberikan lebih banyak inforrnasi tentang
rencana-rencana dan segala konsekwensinya,
o bersikap
hati-hati terhadap dampak perubahan yang diusulkan para anggota organisasi dan
meminimumkan gangguan-gangguan yang tidak perlu.
4. KRITERIA PENILAIAN EFEKTIVITAS RENCANA
Beberapa kriteria dapat digunakan untuk
menilai efektivitas perencanaan, yaitu:
a.
Kegunaan
Agar berguna bagi manajemen dalam pelaksanaan
fungsi-fungsinya yang lain, suatu rencana harus fleksibel, stabil,
berkesinambungan, dan sederhana. Fleksibel adalah esensi bagi kesuksesan
perencanaan strategis. Hal ini memerlukan analisa, peramalan, pengembangan
rencana dengan mempertimbangkan segala sesuatu dan pembuatan perencanaan
sebagai proses yang bekesinambungan. Rencana hendaknya dapat melakukan
penyesuaian secara cepat dan lancar terhadap perubahan kondisi lingkungan tanpa
kehilangan efektivitas. Rencana juga memerlukan stabilitas, karena bila rencana
terlalu sering berubah para manajer tidak menjadi terbiasa dengan rencana
tersebut sebagai suatu peralatan pengoperasian dan menjadi tidak efektif.
Rencana yang tidak stabil tidak harus
diganti atau dimodifikasi secara luas
hanya karena perubahan-perubahan dalam
kecenderungan jangka panjang lingkungan organisasi. Disamping itu, perencanaan
perlu mempunyai kontinuitas, agar
perencanaan dapat berkesinambungan. Akhirnya, semakin besar dan kompleks
suatu organisasi dan lingkungannya, diperlukan rencana-rencana yang lebih
kompleks. Tetapi, kadang-kadang rencana menjadi terlalu kompleks dibanding
dengan yang dibutuhkan sebenarnya. Padahal semakin kompleks rencana, semakin
sulit disampaikan dan diimplementasikan. Jadi rencana yang sederhana perlu
untuk memberikan cara pencapaian tujuan dengan sedikit mungkin faktor-faktor, kekuatan-kekuatan
dan pengaruh-pengaruh dalam situasi, serta hubungan antara mereka.
b.
Ketepatan dan obyektivitas
Rencana-rencana harus dievaluasi untuk mengetahui apakah
jelas, ringkas, nyata dan akurat. Berbagai keputusan dan kegiatan
manajemen lainnya hanya efektif bila didasarkan atas informasi yang tepat.
Perencanaan juga harus lebih didasarkan atas pemikiran yang realistik dan fakta-fakta yang sebenarnya tentang
persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan
untuk mencapai sasaran dibanding sasaran
pribadi pembuat rencana. Agar tercapai perencanaan tersebut, proses
penyusunannya harus didasarkan atas pemikiran yang obyektif.
c.
Ruang lingkup
Perencanaan perlu memperhatikan prinsip-prinsip kelengkapan,
kepaduan (unity) dan konsistensi.
d.
Efektivitas biaya
Etektivitas biaya
perencanaan dalam hal ini adalah
menyangkut waktu, usaha dan aliran emosional. Salah satu pedoman penting dalam
perencanaan : jangan lakukan perencanaan bila hasil-hasil meningkatkan
penghasilan atau mengurangi biaya lebih kecil dari pada biaya perencanaan dan
implementasinya.
e.
Akuntabilitas
Ada 2 aspek akuntabilitas perencanaan :
o
Tanggung jawab atas pelaksanaan perencanaan
o
Tanggung jawab atas implementasi rencana.
f.
Ketepatan waktu.
Para perencana harus membuat berbagai perencanaan. Berbagai
perubahan yang terjadi sangat cepat akan dapat menyebabkan rencana tidak tepat
atau sesuai.
5.
PERENCANAAN DI LINGKUNGAN KERJA BARU
Ø Pendekatan perencanaan tradisional
Secara tradisional perencanaan
organisasi secara menyeluruh dilakukan oleh pejabat eksekutif di tingkat atas
oleh konsultan, perusahaan atau yang sangat umum oleh departemen perencanaan
pusat, departemen perencanaan pusat merupakansekelompok spesialis dalam
perencanaan yang bertanggung jawab langsung kepada CEO atau presiden
perusahaan.
Ø Pendekatan perencanaan di
lingkungan kerja baru
Evolusi dalam perencanaan baru ini
diawali dengan pergerakan ke perencanaan terdesentralisasi yang berarti bahwa
para ahli dalam perencanaan bekerja sama dengan manajer di divisi atau
departemen utama untuk mengembangkan tujuan dan recana.
Perencanaan menjadi hidup saat
karyawan dilibatkan dalam penentuan tujuan dan penentuan alat yang dibutuhkan
untuk mencapainya, berikut adalah sejumlah petunjuk dalam perencanaan di
lingkungan kerja baru :
o
Mulailah
dengan misi yang kuat.
o
Susun
tujuan yang direntangkan
o
Menciptakan
budaya yang mendorong pembelajaran
o
Mendesaian
peran baru bagi staf perencanaan
o
Menggunakan
satuan kerja sementara
o
Perencanaan
tetap mulai dan berhenti di tingkat atas.
Sumber : Richard L Daft, 2010. New Era Of Management (Era baruManajemen),edisi 9 (terjemahan) :
Penerbit Salemba Empat,
Tidak ada komentar:
Posting Komentar